Manter o controle de todo o dinheiro que entra e sai de um negócio tende a ser um desafio para o empreendedor.
No entanto, isso é importante para quem deseja ter uma visão do fluxo de caixa e da saúde financeira de uma empresa.
Nesse sentido, um plano de contas pode ser uma adição benéfica para as suas ferramentas de análise financeira.
Neste artigo, veja como essa técnica é importante para a contabilidade do seu negócio!
O que é o plano de contas?
Um plano de contas fornece uma lista abrangente de cada conta no livro-razão da empresa, dividida em subcategorias.
O livro-razão é um registro de escrituração que tem a finalidade de coletar dados cronológicos de todas as transações, fornecendo um histórico detalhado e o saldo atual de cada conta do sistema contábil durante o período selecionado.
Como tal, o plano de contas é uma ferramenta organizacional que facilita a localização de movimentações específicas e identifica o desempenho financeiro do negócio.
Os elementos básicos de um plano de contas são os nomes e os números, além da descrição.
Os nomes geralmente são organizados na ordem em que as movimentações aparecem nas demonstrações financeiras.
Os números são definidos em níveis e subníveis, o que permite que novas movimentações sejam inseridas ao longo do tempo.
Ele serve como base para elaborar relatórios contábeis como o Balanço Patrimonial (BP) e a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE).
As contas do Balanço Patrimonial (como ativos, passivos e patrimônio líquido) são listadas primeiro, seguidas pelas da Demonstração do Resultado do Exercício (ou seja, receitas e despesas).
Por que o plano de contas é importante?
O plano de contas fornece uma visão da saúde financeira da empresa.
Isso é útil não apenas para empreendedores, mas também para investidores e acionistas, que podem não ter controle sobre as operações do dia a dia dos negócios em que investem.
Ainda torna mais fácil para as empresas cumprir os padrões de relatórios financeiros e se manter em conformidade com as principais regulações do setor.
O plano de contas pode ser referencial, contábil e gerencial.
O referencial é um padrão criado pela Receita Federal para empresas que aderiram à Escrituração Contábil Fiscal (ECF), obrigatório para aquelas enquadradas no Lucro Real ou Lucro Presumido. As optantes pelo Simples Nacional não precisam se preocupar com esse padrão.
O contábil não precisa seguir o padrão do referencial. No entanto, deve estar de acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade, referente à estruturação.
Já o gerencial é mais flexível e ajuda na compreensão da gestão e como apoio no processo decisório da empresa.
Como funciona um plano de contas?
Em um plano de contas, as transações são mostradas na ordem em que aparecem nas suas demonstrações financeiras, conforme mencionamos anteriormente.
Cada movimentação contém um código de identificação, nome e descrição. Isso facilita a localização de contas específicas, pois um plano pode se tornar complexo, especialmente em negócios muito grandes.
Por exemplo, para uma empresa internacional com várias divisões, ele pode até incluir milhares de contas financeiras individuais.
As movimentações são numeradas de acordo com uma hierarquia, formando níveis e subníveis, conforme o exemplo abaixo:
- 1. Primeiro nível
- 1.1 Segundo nível
- 1.1.1 Terceiro nível
- 1.1.1.1 Quarto nível
As subcategorias (subníveis) podem ser criadas segundo a realidade de cada negócio.
No entanto, é importante que a hierarquia seja respeitada e que as categorias principais sejam organizadas em numerações distintas.
Veja, em seguida, as categorias principais que devem constar no plano de contas do Balanço Patrimonial e da Demonstração do Resultado do Exercício.
Balanço Patrimonial
As movimentações de Balanço Patrimonial incluem o seguinte:
- ativos: todos os ativos que a organização possui, que podem ser intangíveis (como marcas, patentes e softwares), circulantes (como dinheiro em caixa e contas a receber) e não circulantes (como direitos de empréstimos de longo prazo, investimentos e imóveis). A numeração deve iniciar pelo ativo circulante, seguido pelo não circulante;
- passivos: todas as dívidas e obrigações que a empresa possui, representando a parte negativa do patrimônio. Normalmente, inclui contas a pagar, faturas a pagar, folha de pagamento, impostos e taxas, patrimônio líquido etc. Também devem ser iniciadas pelo passivo circulante, seguido pelo de longo prazo (não circulante).
Demonstração do Resultado do Exercício
Os principais componentes das contas de Demonstração do Resultado do Exercício incluem, conforme abaixo:
- receitas: tudo que a empresa recebe com a venda de seus produtos e serviços. Pode incluir receitas relacionadas com as funções essenciais do negócio e outras, como aquelas oriundas de investimentos e aplicações;
- despesas: todas as despesas fixas necessárias para manter o negócio, ou seja, aquelas que não variam com a produção. Incluem despesas comerciais (gastos com vendas, publicidade, brindes), administrativas (salários, seguros, aluguel, material de escritório) e financeiras (juros de empréstimos, despesas bancárias);
- custos: variam de acordo com a produção e comercialização dos produtos da empresa. Incluem os custos com mão de obra, matéria-prima, ferramentas, serviços, embalagens, armazenamento, transporte etc.
Como estruturar um plano de contas?
Algumas boas práticas devem ser seguidas na estruturação de um plano.
Para não bagunçar seus livros, é melhor esperar até o final do ano para excluir contas antigas. Mesclar ou renomear contas pode criar problemas na época dos impostos. No entanto, você pode adicionar novas contas a qualquer momento.
Além disso, crie um plano com informações relevantes. Isso não significa registrar todos os detalhes sobre cada transação; certos itens podem ser agrupados.
Procure ter consistência para poder comparar resultados em diferentes períodos contábeis. Dessa forma, é possível acompanhar o desempenho de diversas contas ao longo do tempo, obtendo informações valiosas sobre como você gerencia as finanças da empresa.
No final do ano, analise todas as suas contas e identifique se há alguma oportunidade de consolidação. Isso tornará o manuseio delas mais gerenciável.
Um plano de contas é útil para empresas de qualquer porte. A ferramenta torna o registro de informações financeiras e a contabilidade muito mais fáceis e eficientes.
Agora que você já sabe o que é o plano de contas, aprenda sobre o ponto de equilíbrio — momento em que suas receitas se igualam às despesas e aos custos — e veja como otimizar ainda mais sua contabilidade!
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