Como promover uma redução de despesas em momentos de crise?

O impacto da Covid-19 é diferente em cada setor. Enquanto algumas empresas se beneficiam nesse momento — como supermercados, farmácias, produtoras de alimentos, fabricantes de produtos de saúde, e-commerces e serviços de streaming —, outras se deparam com uma demanda em declínio.

Nesse contexto, é interessante promover uma redução de despesas visando minimizar os impactos da crise. Pensando nisso, preparamos este artigo com dicas para diminuir os gastos relativos à manutenção da atividade-fim da empresa. Acompanhe!

Afinal, como fazer uma redução de despesas em momentos de crise?

Dada a importância da gestão financeira em tempos como esse, as empresas devem desenvolver imediatamente um plano de redução de despesas como parte de seu planejamento geral de risco e continuidade de negócios.

Veja abaixo como começar:

Identifique as despesas e determine as prioridades

Antes de começar uma redução de despesas, é necessário ter uma visão clara dos seus compromissos atuais e futuros. Revise seus orçamentos gerais e execute análises com base em dados para planejar contingências, como a impossibilidade do pagamento de contas em suas datas de vencimento.

Independentemente da sua empresa já ter sido afetada ou não pela crise, verifique todas as suas despesas, de modo a identificar quais são mais urgentes — como dívidas com juros altos e folha de pagamento — e aquelas que você talvez não precise pagar imediatamente.

Nos financiamentos com encargos financeiros onerosos, devem ser buscadas alternativas de negociação para redução das despesas financeiras ou a portabilidade do crédito com condições mais favoráveis. Também pode ser solicitada a pausa/suspensão dos pagamentos junto às instituições financeiras.

Procure informações sobre seus prestadores de serviços, pois alguns podem oferecer alguma assistência ou uma opção para adiar temporariamente os pagamentos.

Considere o trabalho a distância para economizar recursos

O home office é uma tendência que cresce em empresas de diversos setores.

Com a pandemia do coronavírus, a adoção do trabalho remoto aumentou, não só para cumprir as medidas de distanciamento social e garantir a segurança dos funcionários, mas também para a redução de despesas.

Muitas empresas foram surpreendidas e tiveram que se adaptar ao trabalho remoto. No entanto, esse modelo pode trazer diversos benefícios, tanto à organização quanto ao funcionário. Estudos já provaram que profissionais são mais produtivos em casa do que no escritório. 

Ao enviar seus funcionários para trabalhar de casa, é possível reduzir despesas internas, como contas de água e luz, gastos com papel e impressão e materiais de escritório, entre outras. Ainda, é possível diminuir sua infraestrutura de internet, uma vez que ela não será mais utilizada com a mesma capacidade.

No entanto, é preciso estar atento à legislação referente ao home office. A MP 927, publicada em março de 2020, dispõe sobre as novas regras para o modelo de trabalho, durante o período de combate à Covid-19.

A nova relação de trabalho não precisa estar disposta previamente em contrato. Entretanto, com até 48 horas de antecedência, o empregador deve avisá-la formalmente ao empregado.

Outro ponto, discutido pela MP 927, diz respeito às responsabilidades quanto aos custos com a infraestrutura para tornar o trabalho remoto possível. Caso o empregado não possua as ferramentas necessárias, o empregador pode fornecê-las em regime de comodato.

Enquanto a jornada de trabalho se mantém, com direito a uma hora de almoço, a empresa pode suspender o pagamento de vale-transporte durante o período em que o empregado permanecer em home office. Já os benefícios de refeição e alimentação devem ser mantidos quando houver acordo sindical ou entre empresa e empregado.

Leia uma síntese da MP 927, editada pela CNI.

Renegocie o aluguel

O Projeto de Lei 1.179/2020, que altera os prazos para a aplicação da legislação em casos de não pagamento de relações comerciais, como locação de imóveis, foi aprovado pelo Senado e segue em votação na Câmara. Se aprovado, impedirá o despejo em casos de não pagamento do aluguel durante a crise do coronavírus.

Enquanto o projeto tramita, o indicado é que você entre em contato com o locatário e renegocie o contrato diretamente com ele. Caso não seja possível ter uma redução no valor do aluguel, verifique as possibilidades de flexibilizar o pagamento. 

Busque alternativas gratuitas de comunicação

A internet trouxe diversas facilidades. Sem ela, o trabalho remoto não seria possível hoje, por exemplo. Além disso, atualmente a grande rede permite que nos conectamos com chefes e colegas sem pagar nada a mais por isso.

Portanto, revise suas contas de telefone e veja se a manutenção de muitas linhas é realmente necessária nesse momento.

Alternativas como aplicativos e sites de mensagens instantâneas e chamadas de vídeo, que só dependem de uma conexão com a internet, são indicadas para a redução de despesas.

Algumas das principais opções são: 

• Google Duo;
• Google Hangouts;
• Microsoft Teams;
• Skype;
• Slack;
• Telegram;
• WhatsApp;
• Zoom. 

Faça promoções para girar o estoque

Estoque parado é sinônimo de gastos. E, em momentos de crise, é preciso pensar em ações que incentivem a compra. Afinal, os clientes estão lidando com os mesmos problemas causados pela pandemia e tendem a apreciar a flexibilidade.

As estratégias que podem ser consideradas incluem o fornecimento de bens e serviços hoje, mas o faturamento no futuro, ou a oferta de descontos nos preços para manter os níveis de demanda e a retenção de funcionários.

Mesmo de portas fechadas, é possível promover essas ações pela internet. Estratégias como promoções em  sites, mídias sociais e e-mail marketing, entre outras, permitem manter a empresa visível para o público, mesmo em um momento de crise. 

Reduza despesas básicas de escritório

Caso não seja possível ajustar com sua força de trabalho o home office, considere reduzir suas despesas básicas, como água, luz, materiais de escritório e impressão.

Utilizar lâmpadas de LED, aparelhos com consumo inteligente e sensores de presença ajudam a reduzir a conta de energia elétrica. Para a fatura de água, a melhor estratégia está na conscientização dos funcionários.

Incentive também o uso de tecnologias para evitar impressões. Documentos compartilhados online pela nuvem podem ser uma saída. Também é possível usar programas de assinatura digital para reduzir a quantidade de papel utilizada.

Envolva a equipe no processo

Em um momento como esse, sua equipe é seu ativo mais valioso. O envolvimento dela no processo de redução de despesas é fundamental para conquistar resultados.

Além de auxiliar a empresa financeiramente, isso é importante para que todos se sintam seguros e entendam seu papel em um momento tão delicado.  

Não é preciso comprometer a qualidade de trabalho em prol da redução de despesas. Concentrando-se nessas dicas e usando os recursos que a empresa já possui, é possível diminuir os gastos e minimizar os impactos da queda nas vendas.

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