Mapeamento de processos: por que e como fazer?

Um negócio é feito a partir da junção de vários processos. Por sua vez, um processo é uma série de ações tomadas para gerar determinado fim — em outras palavras, transforma entradas em uma ou várias saídas. 

Por exemplo, imagine a cozinha de um restaurante. A confecção de um prato (saída) envolve a mistura de ingredientes (entradas) de acordo com uma receita (processo). A mesma dinâmica vale para a indústria.

Nesse sentido, o mapeamento de processos consiste em sistematizar as entradas e ações necessárias para que determinada saída seja alcançada. Essa é uma ferramenta muito utilizada por gestores para identificar gargalos e otimizar empresas.

No artigo de hoje, explicaremos sobre o mapeamento de processos, incluindo como executá-lo e quais benefícios esperar ao realizar essa atividade no seu negócio.

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos consiste na representação em formato de diagrama de todas as etapas que compõem um determinado processo. 

A ideia é que, ao registrar e documentar as entradas e os procedimentos necessários em um processo, seja mais fácil visualizar pontos de melhoria para aumentar a eficiência e a produtividade.

Para isso, um mapa de processo:

• descreve o fluxo de materiais, informações e documentos de um processo;
• exibe todas as tarefas necessárias para executar o processo;
• mostra as relações de dependência entre as diferentes tarefas;
• indica as decisões que precisam ser tomadas ao longo do processo;
• mostra claramente as saídas geradas por cada entrada. 

Por que realizar um mapeamento de processos?

O mapeamento de processos oferece uma amostra visual dos diferentes processos de um negócio. 

Ele fornece as informações necessárias e ajuda a determinar os aspectos de quem, o que, onde, por que, quando e como do processo ou do problema, se este existir, e orienta para possíveis soluções. 

A função do mapeamento de processos de negócios é auxiliar as organizações a se tornarem mais eficientes e eficazes na realização de uma tarefa ou um objetivo específico. 

Ele faz isso ao fornecer maior transparência em torno da tomada de decisões e do fluxo do processo — o que, por sua vez, ajuda a identificar redundâncias e gargalos dentro e entre os processos. 

Uma vez que os mapas de processo contam com pistas e símbolos visuais, eles também tornam mais fácil comunicar um processo a um público amplo. 

Isso pode levar a um maior envolvimento, já que a documentação escrita em um formato longo tende a ser mais complexa de ser consumida.

Alguns benefícios específicos do mapeamento de processos incluem:

• melhor capacitação para testes e avaliações de cenário;
• maior padronização e conscientização das funções e responsabilidades;
• identificação mais fácil de aspectos vulneráveis ​​de um processo;
• melhor desempenho da equipe e satisfação dos funcionários;
• curva de aprendizado mais curta para funcionários durante o treinamento.

Quais são os símbolos no mapeamento de processos?

Cada etapa de um diagrama de processo é representada por uma forma em um mapeamento. Elas também são chamadas formas de fluxograma.

Existem quase 30 formas padrão que você pode usar. No entanto, para a maioria das pessoas, utilizar algumas das comuns tornará mais fácil de entender. 

Veja abaixo as principais delas:

Quais são os tipos de mapas de processo?

Existem vários tipos diferentes de mapas de processo. Algumas das técnicas incluem:

• fluxogramas básicos: são mapas visuais, que fornecem os detalhes essenciais de um processo, como entradas e saídas;
• fluxogramas multifuncionais: exibem os relacionamentos entre as diferentes equipes. Esses mapas costumam usar diagramas de raia para ilustrar como um processo flui pela empresa, de modo a facilitar a localização de gargalos ou redundâncias;
• mapas de processo detalhados: mostram uma versão detalhada de um processo, contendo informações sobre quaisquer sub-processos;
• mapas de processo de alto nível: também conhecidos como mapas da cadeia de valor, mostram uma visão macro de um processo, incluindo seus principais elementos, como fornecedor, entrada, saída ou cliente;
• mapas de processos renderizados: representam um estado atual e/ou processos de estado futuro para mostrar áreas para melhoria potencial;
• mapa de fluxo de valor: é uma técnica de seis sigma que documenta as etapas necessárias para desenvolver um produto ou serviço para um usuário final.

Como criar um mapeamento de processos?

Agora que você sabe o que são os símbolos do mapeamento de processos, aqui estão as etapas que precisa seguir para criar um.

Identifique o processo a ser mapeado

Decida por onde você deseja começar. Pode ser com um processo que apresenta baixo desempenho (essencial para uma nova estratégia ou tem impacto direto na satisfação do cliente). Após escolher, dê um nome a ele.

Tenha a equipe certa

A contribuição dos envolvidos no processo é necessária para garantir que você cubra todos os aspectos ao mapeá-lo. 

A equipe certa deve incluir aqueles que estão direta ou indiretamente ligados às atividades do processo em questão.

Reúna todas as informações necessárias

Responda a questões como:

• onde o processo começa e termina?
• quais são as etapas entre esses dois pontos?
• quais são as entradas e as saídas desse processo?
• quem faz o que, quando, onde e como?

Organize as etapas em uma ordem sequencial

Nesse momento, comece a criar seu diagrama. Organize as diferentes etapas em uma ordem sequencial, do início ao fim.

Analise o mapa para encontrar pontos de melhoria

Identifique ineficiências e gargalos no processo. Há etapas que devem ser eliminadas? Onde você pode fazer melhorias?

Implemente as melhorias e monitore

Implemente as melhorias em uma escala menor no início. Se elas funcionarem, você pode aplicá-las em uma proporção maior. 

Monitore o processo novo e aprimorado para ver como funciona na prática e se precisa de mais otimizações.

Além de ser uma ferramenta útil para aumentar a eficiência de uma empresa, aquelas que desejam o certificado ISO 9001 devem ter processos bem documentados em um mapeamento. 

Isso atesta que o negócio trabalha para garantir que os processos são executados da maneira correta e são constantemente melhorados.

Para continuar a aprender como otimizar a sua empresa, veja também nosso artigo sobre gestão de tempo e saiba como isso pode ajudar seu negócio!