Gestão de tempo: como isso pode ajudar o seu negócio?

A eficiente gestão do tempo pode ser considerada uma ferramenta essencial para o sucesso do empreendimento. 

A gestão de tempo consiste na priorização sistemática das tarefas diárias, de modo a permitir que mais atividades sejam completadas e que as prioritárias sejam realizadas primeiro. 

Para saber como aplicar a gestão de tempo no seu negócio, continue a leitura deste artigo e acompanhe um guia rápido! 

O que é a gestão de tempo e por que isso é importante? 

A gestão de tempo busca reduzir as ineficiências que limitam a produtividade de um profissional e, consequentemente, otimizar número de tarefas que ele consegue realizar em determinado período. 

Historicamente, os profissionais brasileiros apresentam baixos níveis de produtividade. 

De acordo com um estudo da Fundação Getúlio Vargas (FGV), de 1981 a 2018 a produtividade do brasileiro aumentou apenas 0,4%. Razões para isso são a falta de disciplina e o controle do tempo. 

No entanto, a falta de uma gestão de tempo estruturada pode causar prejuízos financeiros em um negócio. Para evitar que isso aconteça, é necessária uma gestão de tempo eficaz, com a qual haja: foco em tarefas-chave, organização, redução do estresse e aumento do sucesso geral do negócio. 

Outros benefícios incluem:  

• maximização do que pode ser realizado em um dia de trabalho; 
• potencialização do uso de recursos limitados; 
• identificação de áreas críticas para atenção especial; 
• reconhecimento das tarefas que podem ser delegadas a funcionários; 
• acompanhamento do progresso em direção aos seus objetivos. 

Como aplicar a gestão de tempo no seu negócio? 

O primeiro passo para aplicar a gestão de tempo é criar um plano. 

Ele deve ser destinado a completar um objetivo específico. Por exemplo, talvez você queira aumentar suas vendas e alcançar um valor bruto mínimo de R$ 10.000,00 (dez mil reais) todos os meses, a partir do próximo mês. 

Um bom plano de gestão de tempo deve estar escrito e conter uma lista de tarefas e prazos que culminarão no cumprimento do objetivo definido. Ele ajudará você a priorizar as atividades de acordo com a importância de cada uma e a se manter focado. 

Para ser eficaz, um plano de gestão de tempo deve contar com os seguintes elementos:  

• objetivos escritos e claramente definidos; 
• lista detalhada de tarefas; 
• priorização das atividades; 
• lista de funções de negócios básicas; 
• espaço para flexibilidade. 

Veja, a seguir, os detalhes que devem ser definidos em cada uma dessas etapas. 

Objetivos escritos e claramente definidos 

Comece seu plano de gestão de tempo com metas claramente definidas. 

Ao escrever seus objetivos, identifique cada um deles como de curto (três meses), médio (um ano) ou longo (dois a cinco anos) prazo. 

Eles também devem ser do tipo SMART: Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporais. 

Lista detalhada de tarefas 

Divida as metas em conjuntos de tarefas menores que precisam ser concluídas para atingi-las. 

Metas não são alcançáveis por si mesmas — “quebrar” cada uma delas em atividades específicas e fazer o devido registro permite que você veja e entenda quais ações serão necessárias. 

Uma lista de tarefas também o ajudará a ver quais recursos são necessários e como alocá-los da melhor maneira. 

Use essa lista para começar a identificar maneiras de fazer as tarefas em tempo hábil. 

Priorização das atividades 

Em qualquer lista de tarefas, alguns itens serão mais importantes que outros. 

Portanto, sempre tente completar o máximo de atividades prioritárias primeiro, porque elas geralmente terão maior impacto em seus objetivos e, por extensão, na sua linha de fundo. 

No entanto, algumas tarefas menos importantes podem se tornar urgentes, caso sejam continuamente postergadas. Então, é essencial monitorá-las para que isso não aconteça. 

Lista de funções de negócios básicas 

Muitas vezes, funções de negócios importantes não estão diretamente relacionadas a uma meta e não são listadas como etapas ou tarefas. No entanto, devem ser concluídas para a continuidade das operações. 

Em geral, essas funções são contínuas. Por exemplo, uma lista completa dos principais componentes de suas operações comerciais pode não estar associada a uma meta específica, mas precisa ser incluída em seu plano de gestão de tempo. 

Para começar, aqui estão alguns exemplos de tarefas que você pode precisar executar diariamente, semanalmente ou mensalmente. 

Tarefas diárias  

• verificar e responder e-mails; 
• retornar ligações; 
• fazer a gestão de redes sociais. 

Tarefas semanais  

• gerenciar e manter um inventário; 
• depositar fundos; 
• arquivar documentos. 

Tarefas mensais  

• pagar contas; 
• emitir contracheques e pagar funcionários; 
• fazer o controle financeiro. 

Nesse sentido, você deve reservar um tempo para elaborar uma lista específica com rotinas diárias, semanais e mensais do seu negócio. 

Espaço para flexibilidade 

Cada dia tem apenas 24 horas. Isso significa que seu tempo é limitado. 

Ao atribuir uma estimativa para finalizar cada prioridade, você pode planejar seu dia de forma que as atividades mais importantes sejam sempre concluídas em tempo hábil. 

Ao agendar, evite preencher todas as horas do dia com tarefas. Deixe tempo não programado para ter alguma flexibilidade, uma vez que assuntos urgentes e inesperados podem surgir. 

Seu plano também deve ser suficientemente flexível para comportar mudanças de rumo de acordo com novos eventos não programados. 

Planejar como o tempo será aproveitado e escrever uma lista de atividades é a chave para uma boa gestão. Isso permitirá que você se planeje para cumprir as tarefas que farão seu negócio crescer.  

Para conferir mais formas de aumentar a produtividade da sua empresa, conheça o Programa Brasil Mais, uma iniciativa do Governo Federal para estimular a competitividade nas micro, pequenas e médias empresas!