Gestão de custos: por que e como fazer?

A gestão de custos é um dos requisitos essenciais para o sucesso do seu negócio. Saiba o que é, por que e como fazer aqui!

O Brasil registrou mais empresas fechando do que abrindo pelo quarto ano seguido. É o que mostrou o levantamento Demografia das Empresas e Estatísticas de Empreendedorismo, do IBGE, divulgado no último mês de outubro.

O relatório, que apresenta dados referente ao ano de 2017, mostrou que, enquanto 699,4 mil organizações encerraram suas atividades, apenas 676,4 mil começaram. Diante desse número, a pergunta que fica é: qual o problema que essas empresas enfrentam?

É importante considerar o impacto da crise econômica que o país enfrenta desde 2014. Entretanto, além disso, um fator de relevância no sucesso ou fracasso de uma empresa é, sem dúvidas, sua gestão de custos.

Saiba mais!

O que é gestão de custos?

A gestão de custos é uma parte fundamental das finanças de qualquer empresa. Portanto, é essencial entender o que ela significa e quais são seus objetivos.

Basicamente, a gestão de custos consiste no processo de planejar e controlar efetivamente os custos envolvidos em um negócio.

O custo é definido como a avaliação monetária de esforços, materiais, recursos, tempo, riscos e oportunidades envolvidos na produção e/ou entrega de um bem ou serviço. É a quantia que deve ser paga para que algo seja adquirido.

Os custos em um negócio são divididos entre fixos e variáveis, sendo:

  • fixos: aqueles custos que não variam de acordo com sua produção. Ou seja, não importa se você vender 1 ou 10 unidades do seu produto no mês; eles serão os mesmos. Incluem gastos rotineiros, como pagamento de contas, fornecedores, funcionários e aluguel, entre outros;
  • variáveis: aqueles custos atrelados à sua produção, que variam de acordo com o tamanho dela. Eles correspondem a tudo o que é gasto para produzir ou comercializar o seu produto ou serviço, como os impostos sobre mercadorias e a comissão dos vendedores.

Geralmente, os custos de um negócio são registrados em formulários de despesas ou softwares de gestão.

O processo envolve várias atividades, como coletar, analisar, avaliar e relatar estatísticas de custos para orçamento.

Ao implementar um sistema eficaz de gerenciamento de custos, o orçamento geral de uma empresa pode ser controlado com mais eficiência.

Quais os objetivos da gestão de custos?

Entre os objetivos da gestão de custos, podemos citar:

Verificar a saúde financeira da empresa

A gestão de custos verifica se os processos estão funcionando bem e se as metas estabelecidas e os objetivos propostos estão em vias de serem alcançados sem alterações significativas. Isso torna os padrões operacionais e processos de tomada de decisão da empresa mais fortes.

Além disso, a gestão de custos avalia os gastos variáveis, como insumos, comissões e mão de obra, que impactam diretamente nos custos gerais de produção e, com isso, no preço final de venda do item. 

Detectar erros ou pontos de melhoria

Uma irregularidade nas finanças pode comprometer a consecução dos objetivos gerais de uma organização, fazendo com que ela perca terreno para seus concorrentes e comprometa sua própria sobrevivência.

Portanto, é importante detectar irregularidades rapidamente, como custos que não foram contabilizados ou previsões de lucros que não se concretizarão e podem afetar novos investimentos da empresa.

Também podem ser identificadas áreas que, embora não sejam afetadas por graves falhas ou anomalias, poderiam ser aprimoradas para o bem geral do negócio — por exemplo, uma análise do consumo no processo produtivo, mostrando que um insumo um pouco mais caro pode ter um rendimento melhor e, consequentemente, ao final da produção, um custo menor.

Implementar medidas preventivas

Em geral, o diagnóstico precoce de problemas detectados pela gestão de custos torna desnecessárias as ações corretivas, pois são substituídas por medidas preventivas.

O controle orçamentário proativo possibilita o corte de custos ao identificar quais são os pontos possíveis para otimização de tempo, materiais e mão de obra, entre outros insumos produtivos.

O estoque, por exemplo, pode representar dinheiro da empresa parado — com a gestão de custos, é possível otimizar sua rotatividade e planejar melhor a logística interna.

Qual a estrutura de uma boa gestão de custos?

Independentemente do tipo de negócio que você administra, é provável que os custos aumentem ano após ano, conforme as atividades forem se expandindo e a empresa for implementando estratégias de mercado para tornar-se mais competitiva.

As empresas maiores costumam ser mais capazes de absorver esses custos crescentes, mas, entre os recursos financeiros limitados e a pressão para manter os preços competitivos, as menores podem ter dificuldades em absorvê-los.

O gerenciamento de custos é o processo de manter os gastos da empresa dentro de um orçamento especificado e limitar as despesas para atender às metas financeiras.

A melhor estratégia é se planejar e se concentrar em ser proativo, em vez de reagir ao mercado.

Veja abaixo os principais passos de uma boa gestão de custos:

Planejar-se

Para conter custos, você precisa de uma solução contábil que atenda às suas metas de negócios, não apenas a curto e médio, mas também a longo prazo.

É preciso manter com precisão as informações contábeis históricas para prever adequadamente áreas futuras de despesas. 

Com uma visão geral em tempo real de suas atividades, receitas e despesas comerciais, você pode tomar decisões mais intuitivas e econômicas.

Isso pode ser feito com alguns métodos diferentes, como:

  • planilha: é a primeira escolha em muitos negócios. Aqui, o controle é ainda, em grande parte, manual e pode exigir um esforço maior da sua contabilidade. Não é recomendável para empresas em crescimento;
  • software contábil: automatiza os processos de contabilidade e pode fazer a conciliação contábil diretamente com sua conta empresarial;
  • contabilidade externa: para quem não é especialista, terceirizar o serviço para um escritório contábil externo pode ser a melhor opção.

Estabelecer orçamentos

Um orçamento bem definido ajuda a empresa a manter seus negócios no caminho certo, definindo um plano detalhado que prevê de onde vem e para onde vão os recursos. Use-o para identificar rapidamente as áreas problemáticas de gerenciamento de custos.

Mapear os gargalos pode ser importante para definir estratégias da empresa no corte de gastos. Construir um histórico de ganhos e gastos pode ser um ponto de partida. Se não houver dados, convém ser realista e não subestimar suas despesas ou superestimar sua receita.

Melhorar o gerenciamento de inventário

Você deve acompanhar regularmente o estoque e os serviços que compra e vende para melhorar o fluxo de caixa e reduzir o desperdício.

Com processos avançados de rastreamento e gerenciamento, é possível manter o controle de seus níveis de estoque, gerenciar custos de negócios e analisar a lucratividade da empresa.

Se você souber quantos itens tem em estoque e a rapidez com que eles são usados ​​ou vendidos, é possível controlar melhor seu inventário.

De fato, a gestão de custos é um dos requisitos essenciais para o sucesso de qualquer negócio. Quando se conhece o escopo do custo que a empresa pode suportar, fica mais fácil definir as metas e, consequentemente, trabalhar em direção a elas.

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Nina do NAC

Uma economista de carteirinha. Adora as possibilidades que o conhecimento sobre crédito oferecem para empresas.

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