Você tem controle financeiro da sua empresa, consegue fácil acesso a essas informações e sabe como está a saúde dela? Às vezes, as respostas a essas perguntas são mais fundamentadas em impressões do que em dados.
Muitos não entendem como informações fidedignas são essenciais à tomada de decisão, pelo fato de que vários dos processos adotados objetivam apenas atender às necessidades do Fisco ou evitar problemas que comprometam o andamento das atividades em curto prazo.
Porém, a importância do controle financeiro vai além disso: auxilia na continuidade da empresa, sendo fundamental em um contexto como o brasileiro, em que, segundo relatório elaborado pelo IBGE, menos de 38% das empresas que começaram a operar em 2010 sobreviveram até 2015.
O que é o controle financeiro empresarial?
Controle financeiro significa ter atividades coordenadas e fazer constantes avaliações da condição financeira do negócio. Ele agrupa dados que serão utilizados no processo de tomada de decisão.
Ao realizá-lo, o empresário tem conhecimento real sobre o cenário financeiro interno da empresa, garantindo saúde ao negócio e tranquilidade aos sócios.
Por que é importante ter controle das finanças empresariais?
Sabemos como a informação é útil para qualquer tomada de decisão. Apesar disso, não costumamos nos dar conta sobre o quanto ela é importante e como deve ser valorizada dentro de uma empresa.
Fazer uma análise do seu negócio contando apenas com a sua intuição, por melhor que ela seja, é arriscado e imprudente. Sabendo disso, é essencial contar com o auxílio de relatórios contábeis e gerenciais, pois eles ajudam a identificar situações que podem ganhar maiores proporções no futuro.
Exemplo disso é o uso frequente de relatórios gerenciais para analisar as perdas de insumos nas indústrias. Ao se detectar um aumento crescente sem proporcional elevação da produção, podemos estar diante de algum problema nas máquinas utilizadas nos processos produtivos.
Nesse momento, um reparo pode implicar na necessidade de troca de uma menor quantidade de peças, evitar a ociosidade dos funcionários por conta do equipamento parado e reduzir o desperdício de insumos.
Comparando a empresa ao nosso corpo, os relatórios contábeis e gerenciais são similares aos exames laboratoriais utilizados pelos médicos para diagnosticar e tratar doenças. No caso da sua empresa, a gestão poderá utilizá-los com o intuito de manter a vitalidade dos negócios.
Por meio de relatórios contábeis e gerenciais, podemos identificar gargalos, calcular prejuízos ou mesmo encontrar oportunidades de investimento.
Como ter um bom controle financeiro?
Com base no que já vimos até aqui, o controle financeiro é essencial para que o negócio desenvolva suas atividades com equilíbrio e segurança.
Sabendo disso, relacionamos abaixo informações que devem fazer parte do controle financeiro da sua empresa e ajudam a entender o contexto no qual o seu negócio se encontra.
Faça o controle de caixa regularmente
O controle de caixa é usado com o intuito de registrar as entradas e saídas em dinheiro e apurar o saldo do período. Deve ser feito diariamente.
Ao realizar seu fechamento, cruze dados referentes a todos os recebimentos e pagamentos. Havendo diferenças, elas devem ser apuradas no mesmo dia.
Ao fazer o controle de caixa, você poderá:
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controlar todos os valores que foram depositados em bancos;
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analisar e controlar despesas pagas no período;
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saber quais as despesas e os custos que provocam grandes desembolsos.
Controle suas contas bancárias
O controle bancário consiste no registro de toda a movimentação ocorrida nas contas de banco e do saldo existente.
Empregando o controle das contas bancárias, você poderá analisar os pagamentos, recebimentos e outros valores que tenham sido debitados na conta, como tarifas, juros e parcelas de financiamentos.
Usando o controle bancário, você poderá verificar se os pagamentos realizados foram efetivados, se as taxas e os juros bancários estão dentro do pactuado, etc.
Além disso, fazer conciliação bancária e controle do fluxo de caixa são atividades importantes, já que permitem que a empresa saiba se terá capacidade de pagar os seus débitos.
Essa informação é útil para que o setor de compras alinhe seus pedidos de acordo com a realidade da empresa.
Realize o controle de vendas e contas a receber
O controle de vendas nos dá mais clareza em relação às metas que deverão ser estipuladas. Ele é importante para que o gestor possa acompanhar as vendas ocorridas no período.
Deve ser utilizado com a finalidade de comparar com os lançamentos feitos no controle de caixa, certificando-se de que os recebimentos à vista foram corretamente lançados.
A finalidade principal do controle de contas a receber é acompanhar o nível de adimplência de seus clientes. Por meio dele, têm-se uma noção mais precisa sobre os valores que ingressarão no caixa da empresa.
Além disso, ele fornece informações sobre os clientes que são pontuais nos pagamentos, que podem ser usadas para desenvolver ações que estimulem esse comportamento.
Da mesma forma, por meio do controle de recebimentos, é possível saber quais são os clientes inadimplentes e providenciar ações de cobrança com o objetivo de reaver esses valores.
Ele também revela o limite de valor que a empresa poderá usar para fazer pedidos e permite negociar junto aos fornecedores uma política de prazo alinhada com as necessidades do negócio.
Por fim, o controle de contas a receber fornece dados para realização do controle do fluxo de caixa. Dessa maneira, deve ser cruzado no momento do fechamento.
Tenha cuidado com o controle de contas a pagar
Usando o controle de contas a pagar, a empresa se protege de atrasos no pagamento de seus fornecedores, evitando situações adversas como:
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falta de produtos em estoques;
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títulos protestados em cartório;
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razão social incluída em órgão de proteção ao crédito;
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dificuldades em firmar novas parcerias com outros fornecedores.
Em caso de dificuldades financeiras, ao realizar o controle de contas a pagar você terá mais facilidade em identificar quais fornecedores deverá priorizar e qual é o montante de dívidas em atraso.
Saber essas informações auxilia na elaboração de um plano de ação para normalizar o quadro financeiro da empresa.
Acompanhe os seus estoques
O controle de estoques é útil para que a sua empresa evite desvios e tenha as informações necessárias para saber quais produtos devem ser repostos.
Ele evita a perda de produtos por ultrapassar datas de vencimento e permite movimentar itens parados no estoque.
Com esse controle, o gestor terá dados como o montante total do seu estoque, o saldo final por item, o custo e a quantidade das mercadorias vendidas.
O controle financeiro do negócio é essencial para quem deseja manter a saúde financeira da sua empresa e se precaver de instabilidades.
Ele ajuda a identificar oportunidades de crescimento e investimento, auxilia na otimização de processos e garante que a empresa possa continuar as suas atividades com mais equilíbrio.
Atualmente, existem muitos recursos que facilitam a elaboração desses controles, como formulários, planilhas e sistemas de gestão.
Na dúvida sobre como estruturar o controle financeiro do seu negócio, converse com contadores ou administradores; eles têm a expertise para ajudar a sua empresa a crescer.
Você também pode entrar em contato conosco. Teremos o maior prazer em ajudá-lo!
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